Stand: Dezember 2024
Verantwortlicher der Datenverarbeitung:
Stadt Weilheim i.OB
Admiral-Hipper-Straße 20
82362 Weilheim i.OB
Telefon: +49 881 682-0
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Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten:
actago GmbH
Weidenstraße 66
94405 Landau
Telefon: +49 9951 99990-20
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Zwecke der Datenverarbeitung:
- Begründung, Durchführung und Beendigung des Betreuungsverhältnisses.
- Erfüllung des Betreuungs-, Bildungs- und Erziehungsauftrages. Dokumentation des kindlichen Entwicklungsprozesses, inkl. Anfertigung von Fotos. Anlegen von Portfolios. Einsatz von Beobachtungsbögen.
- Nachweis der Masernimpfungen sowie Gesundheitsdaten wie Allergien und Krankheiten im Rahmen der Gesundheitsvorsorge und zum Schutz lebenswichtiger Interessen des betroffenen Kindes nach den Maßgaben der Sorgeberechtigten.
- Verwaltung der Kindertageseinrichtung und Gewährleistung eines ordnungsgemäßen Geschäftsgangs.
- Erhebung der Gebühren. Abwicklung von Förderleistungen.
- Kontaktaufnahme und Austausch per E-Mail und/oder Telefon mit den Sorge- und Abholberechtigten.
- Einrichtung eines Elternbeirats.
- Anmeldedaten-Abgleich mit den anderen Kindertagesstätten im Stadtgebiet zur Bedarfsplanung von Kita-Plätzen.
- Information von Institutionen, Eltern, Bürgerinnen und Bürger über die Einrichtungen im Rahmen von Einwilligungen.
Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung:
- Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO bei Einwilligung.
- Art. 6 abs. 1 lit. b, c und e DSGVO i. V. m. Art. 26a Bayerisches Kinderbildungs- und -betreuungsgesetz (BayKiBiG), Verordnung zur Ausführung des BayKiBiG (AVBayKiBiG), Bayerisches Integrationsgesetz (BayIntG); § 2 SGB VIII und SGB X, Infektionsschutzgesetze, -verordnungen sowie Benutzungs- und Gebührensatzung für Kindertageseinrichtungen bei der Erfüllung des Betreuungs-, Bildungs- und Erziehungsauftrages.
Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten:
- Bedienstete/Organisationseinheiten innerhalb der Verwaltung, die in den Bearbeitungsprozess einbezogen sind.
- Kindertagesstätten im Gemeindegebiet zum Abgleich der Bedarfsplanung.
- Landesamt für Statistik; Bayerisches Staatsministerium für Familie, Arbeit und Soziales; Aufsichtsbehörden, Gesundheitsamt, Jugendamt, Elternausschuss/-beirat.
- Grundschulen zur Vorbereitung der Schuleinschreibung.
- Dienstleister im Rahmen der Auftragsverarbeitung, dazu gehören Systembetreuer und IT-Dienstleister, die für uns tätig sind und im Zusammenhang mit der Wartung und Pflege der Systeme ggf. auch Kenntnis von Ihren Daten erhalten.
- Öffentlichkeit im Rahmen einer Einwilligung.
- Ggf. weitere Stellen im Rahmen einer Schweigepflichtentbindung.
Übermittlung von personenbezogenen Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation:
Es findet keine Übermittlung an Drittländer oder internationale Organisationen statt.
Speicherdauer der Daten, bzw. die Kriterien für die Festlegung der Speicherdauer:
- 1 Jahr nach Verlassen der Kita: Kind- und familienbezogene Dokumentation und persönliche Angaben (z. B. Stammdaten, Protokolle Eltern-, Lehrer-, Therapeutengespräche, Beobachtungsbögen, Förderpläne, Förder-, Entwicklungs-, Abschlussberichte), Nachweis Fachleistungen.
- 3 Jahre nach Verlassen der Kita: Nachweis Masernimpfung Kinder, Medikamentenverabreichung.
- 5 Jahre nach Verlassen der Kita: Förderrechtlich relevante Unterlagen Kind und Einrichtung (z. B. Buchungs-, Beitragsvereinbarungen, Gewichtungsfaktoren Migrationshintergrund/Behinderung, Gastkindmeldung, Eltern-/ Kindbefragung).
- 6 Jahre nach Verlassen der Kita: Bildungs- und Betreuungsvertrag, Verträge allgemein nach Beendigung Vertragsverhältnis.
- 10 Jahre nach Verlassen der Kita: Buchungs-, Rechnungs-, Kassenbelege, Dokumentationen und Meldungen nach SGB VII.
- Fotos, die zur Dokumentation des kindlichen Entwicklungsprozesses im Portfolio des Kindes gesammelt werden, werden den Sorgeberechtigten ausgehändigt, wenn das Kind die Einrichtung verlässt.
- Bei Einwilligung bis zum Verlassen der Kita oder bis zum Widerruf, sowie Abwicklung der sich hieraus ergebenden Rechte und Pflichten.
Information zu Betroffenenrechten – nach der DSGVO stehen Ihnen folgende Rechte zu:
- Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO).
- Recht auf Berichtigung bei unrichtigen personenbezogenen Daten (Art. 16 DSGVO).
- Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 17, 18 und 21 DSGVO).
- Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).
- Sollten Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüft die öffentliche Stelle, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind.
- Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO).
Widerrufsrecht bei Einwilligung:
Wenn Sie in die Datenerhebung durch eine entsprechende Erklärung eingewilligt haben, können Sie die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird durch diesen nicht berührt.
Pflicht zur Bereitstellung der Daten:
- Die für die Betreuungsleistung erforderlichen Daten sind verpflichtend bereitzustellen, ohne die Bereitstellung kann keine Betreuungsleistung erfolgen. Änderungen (bspw. Wohnsitz, Telefon) sind der Betreuungseinrichtung verpflichtend selbständig von den Eltern bzw. Sorgeberechtigten mitzuteilen.
- Einwilligungen sind freiwillig und daher nicht verpflichtend. Es entstehen keine Nachteile, wenn eine Einwilligung nicht erteilt oder wenn diese widerrufen wird.