Stand: Dezember 2024
Verantwortlicher der Datenverarbeitung:
Stadt Weilheim i.OB
Admiral-Hipper-Straße 20
82362 Weilheim i.OB
Telefon: +49 881 682-0
E-Mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!
Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten:
actago GmbH
Weidenstraße 66
94405 Landau
Telefon: +49 9951 99990-20
E-Mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!
Zwecke der Datenverarbeitung:
Bei der Nutzung der Stay Informed App werden auch personenbezogene Daten verarbeitet zum Zwecke der Administration, Kommunikation und Personenverwaltung.
- Administration: Beschäftigte des Verantwortlichen:
- Stammdaten: Optional: Profilfoto. Login: Stay Informed-interne Benutzerkennung, Passwort. Nutzer: Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Gruppenzugehörigkeiten.
- Protokolldaten: Anmeldungen: Datum, Zeit, Login-Name. Kommunikation. Nachrichteninhalte, Dateianlagen.
- Kommunikation über die Lösung: EndnutzerInnen (z.B. Beschäftigte des Auftraggebers, Sorgeberechtigte):
- Stammdaten: optional: Profilfoto. Login: Stay Informed-interne Benutzerkennung, Passwort. Nutzer: Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Gruppenzugehörigkeiten.
- Protokolldaten: Anmeldungen: Datum, Zeit, Login-Name, App-Typ und -Version.
- Kommunikation: Nachrichteninhalte, Dateianlagen, Lese-Status. Rückmeldungen, optional: Unterschrift.
- Verwaltete Personen: (Kinder, die keinen eigenen Zugang haben):
- Stammdaten: Vor- und Nachname, Gruppenzugehörigkeiten.
- Optional: Profilfoto. Geburtsdatum. Teilnahme am Mittagessen, Bring- und Abholzeiten inkl. Zeitstempel. Abwesenheitsmeldungen.
- Zusätzlich einpflegbare Personen (z.B. Abholberechtigte / Notfallkontakte, die keinen eigenen Zugang haben):
- Stammdaten: Vor- und Nachname. Notfallkontakte: Telefonnummer. Abholberechtigte: optional Profilfoto.
Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung:
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO hinsichtlich der Erfüllung der vertraglichen Vereinbarungen.
- Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i. V. m. Art. 4 BayDSG und Bayerisches Kinderbildungs- und -betreuungsgesetz (BayKiBiG), Verordnung zur Ausführung des BayKiBiG (AVBayKiBiG), Bayerisches Integrationsgesetz (BayIntG), Bayerisches Infektionsschutzgesetz ((BayIfSG) hinsichtlich der Erfüllung gesetzlicher Vorgaben und Wahrnehmung von Aufgaben, die im öffentlichen Interesse liegen.
- Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO hinsichtlich der Verarbeitung und Veröffentlichung der sonstigen personenbezogenen Daten.
Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten:
- Bedienstete/Organisationseinheiten innerhalb der Stadtverwaltung, die in den Bearbeitungsprozess einbezogen sind.
- Als Dienstleister im Rahmen der Auftragsverarbeitung die Stay Informed GmbH in Freiburg, die für uns tätig sind und im Zusammenhang mit der Wartung und Pflege der Systeme ggf. auch Kenntnis von Ihren Daten erhalten.
- Der Hauptteil der Lösung (Anwendung und Datenbank) wird auf Servern in einem deutschen Rechenzentrum gespeichert (Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen).
- Um Sie zu benachrichtigen, wenn Ihnen eine neue Nachricht geschickt wurde, geschieht dies mit einer „Push-Benachrichtigung“. Dafür wird der Dienst Firebase Cloud Messaging aus einem Google-Rechenzentrum in Europa verwendet.
- Falls Sie darum bitten, werden Benachrichtigungen stattdessen per E-Mail versendet. Dazu wird ein SMTP-Relay des deutschen Anbieters Inxmail genutzt.
- Um nicht Deutsch sprechenden Personen die Nutzung der Stay Informed App zu erleichtern, ist der Übersetzungsdienst IBM Watson Language Translator integriert. Mit dessen Hilfe können Sie Nachrichten übersetzen lassen. Ab Dezember 2024 wird auf den Übersetzungsdienst OpenAI Irland Ltd. umgestellt.
- Im Übrigen werden personenbezogene Daten nicht an Dritte weitergegeben oder durch Dritte verarbeitet, es sei denn wir sind dazu aufgrund gesetzlicher Bestimmungen und/oder behördlicher oder gerichtlicher Anordnungen verpflichtet.
Übermittlung von personenbezogenen Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation:
Es findet keine Übermittlung an Drittländer oder internationale Organisationen statt.
Speicherdauer der Daten, bzw. die Kriterien für die Festlegung der Speicherdauer:
Wir speichern die Daten nur so lange, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Eine Löschung erfolgt durch die Kitaleitung. Aus Gründen der Wiederherstellbarkeit bleiben die Daten anschließend max. 14 Tage auf einem Backup-Server gespeichert. Nach 14 Tagen wird das Backup und - somit auch Ihre Daten – endgültig gelöscht. Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, werden die betreffenden personenbezogenen Daten für die Dauer der Aufbewahrungspflicht, bzw. der in diesen Vorschriften vorgesehenen Zeiträume gespeichert (nicht in der App selbst, sondern in der Kindertageseinrichtung lokal als Datei oder ausgedruckt in Papierform). Nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht wird geprüft, ob eine weitere Erforderlichkeit für die Verarbeitung vorliegt. Liegt eine Erforderlichkeit nicht mehr vor, werden die Daten gelöscht.
Information zu Betroffenenrechten – nach der DSGVO stehen Ihnen folgende Rechte zu:
- Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO).
- Recht auf Berichtigung bei unrichtigen personenbezogenen Daten (Art. 16 DSGVO).
- Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 17, 18 und 21 DSGVO).
- Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).
- Sollten Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüft die öffentliche Stelle, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind.
- Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO).
Widerrufsrecht bei Einwilligung:
Wenn Sie in die Datenerhebung durch eine entsprechende Erklärung eingewilligt haben, können Sie die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird durch diesen nicht berührt.
Pflicht zur Bereitstellung der Daten:
Ohne die Bereitstellung der erforderlichen Daten kann die Kita-App nicht genutzt werden. Optionale Daten können auf Wunsch der Nutzenden angegeben werden, sind aber für die App-Nutzung nicht erforderlich.