Stand: September 2024
Verantwortlicher der Datenverarbeitung:
Stadt Weilheim i.OB
Admiral-Hipper-Straße 20
82362 Weilheim i.OB
Telefon: +49 881 682-0
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Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten:
actago GmbH
Weidenstraße 66
94405 Landau
Telefon: +49 9951 99990-20
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Zwecke der Datenverarbeitung:
Bearbeitung standesamtlicher Aufgaben und Ausführung des Personenstandsgesetztes (PStG), dazu gehören u. a.
- Erstbekundung sowie Fortführung (d. h. Ergänzung durch Folgebeurkundungen und Hinweise) von Personenstandseinträgen; der Personenstand umfasst Daten über Geburt, Eheschließung, Lebenspartnerschaften, Tod sowie damit in Verbindung stehende familien- und namensrechtliche Tatsachen sowie über die Zugehörigkeit zu einer Kirche, Religionsgemeinschaft oder weltanschauliche Gemeinschaft.
- Erstellung von Personenstands- und Sicherungsregistern.
- Mitwirkung bei der Schließung von Ehen.
Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung:
- Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i. V. m. Art. 9 DSGVO und Art. 4 Abs. 1 BayDSG.
- Personenstandsgesetz, Personenstandsverordnung, Gesetz zur Ausführung des Personenstandsgesetzes, internationale Regelungen, Namensänderungsgesetz, Gesetze zu Familiensachen.
- Kirchensteuergesetz (KirchStG), Gesetz zur Regelung des Kirchensteuerwesens, Verwaltungsvorschrift über das Kirchenaustrittsverfahren, Einkommensteuergesetz (EStG).
- Staatsangehörigkeitsgesetz (StAG), Aufenthaltsgesetz (AufenthG), Freizügigkeitsgesetz (FreizügG/EU), Internationale Abkommen, Bundesvertriebenengesetz.
- Bürgerliches Gesetzbuch (BGB).
Quelle der Daten, wenn sie nicht bei der betroffenen Person erhoben wurden:
Andere Standesämter und Behörden im Rahmen des Amtshilfeverfahrens z. B. nach § 62 Abs. 4 PStV. Übermittelt werden die für den jeweiligen Sachverhalt erforderlichen Daten.
Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten:
- Bedienstete/Organisationseinheiten innerhalb der Verwaltung, die in den Bearbeitungsprozess einbezogen sind.
- Dienstleister im Rahmen der Auftragsverarbeitung, dazu gehören Systembetreuer und IT-Dienstleister, die für uns tätig sind und im Zusammenhang mit der Wartung und Pflege der Systeme ggf. auch Kenntnis von Ihren Daten erhalten.
- Automatisiertes Abrufverfahren des Personenstandsregisters für andere Standesämter, Standesamt 1 Berlin, Meldebehörden, Aufsichtsbehörde (Landratsamt), Landesamt für Statistik, zentrales Testamentsregister, Ausländerbehörden, Gesundheitsbehörden, Konsulat (zur Erfüllung konsularischer Aufgaben), Kirchenbuchführer (zur Aktualisierung der Kirchenbücher), Bestatter, Jugendamt (zur Erfüllung der Aufgaben des Jugendamts), Vormundschaftsgerichte (zur Erfüllen deren Aufgaben), Familiengericht (bei entsprechender Personenstandsänderung), Amtsgericht (zur Erfüllung deren Aufgaben), Nachlassgericht, Finanzamt (zur Aktualisierung der Daten), Rentenversicherung, Polizei, Auskunftsersuchende (§ 62 PStG).
- Wurde eine Einwilligung zur Veröffentlichung der Eheschließung oder Geburt erteilt, erfolgt diese in der örtlichen Presse und/oder anderen Medien im Rahmen der Einwilligung.
Übermittlung von personenbezogenen Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation:
Ausländische Behörden nach § 62 Abs. 4 PStV.
Speicherdauer der Daten, bzw. die Kriterien für die Festlegung der Speicherdauer:
- Elektronisches Personenstandsregister und Sicherungsregister: dauerhaft nach § 7 Abs. 1 PStG.
- Geburtenregister: 110 Jahre. Ehe- und Lebenspartnerschaftsregister: 80 Jahre. Sterberegister: 30 Jahre.
- Personenstands- und Sicherungsregister sowie Sammelakten sind nach diesen Fristen nach den jeweiligen archivrechtlichen Vorschriften den zuständigen öffentlichen Archiven zur Übernahme anzubieten (§ 7 Abs. 3 PStG).
Information zu Betroffenenrechten – nach der DSGVO stehen Ihnen folgende Rechte zu:
- Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO).
- Recht auf Berichtigung bei unrichtigen personenbezogenen Daten (Art. 16 DSGVO).
- Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 17, 18 und 21 DSGVO).
- Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).
- Sollten Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüft die öffentliche Stelle, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind.
- Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO).
Widerrufsrecht bei Einwilligung:
Wenn Sie in die Datenerhebung durch eine entsprechende Erklärung eingewilligt haben, können Sie die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird durch diesen nicht berührt.
Pflicht zur Bereitstellung der Daten:
Die Verpflichtung ergibt sich aus den oben genannten Rechtsgrundlagen. Ohne Bereitstellung erforderlicher Daten können wir nicht für Sie tätig werden.